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Funciones del Grupo Interno de Trabajo Coordinación para la Gestión Contractual

  1. Apoyar al ordenador del gasto en la coordinación, ejecución y dirección de las etapas precontractual, contractual y post-contractual en los procesos de contratación de bienes ylo servicios de la Agencia Nacional de Tierras.
  2. Coordinar y adelantar con todas las dependencias de la Agencia Nacional de Tierras los trámites tendientes a la selección de contratistas.
  3. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité de Gestión Contractual del Sistema de Compras Públicas y la Cooperación Internacional de la Agencia Nacional de Tierras.
  4. Adelantar los procesos de selección de acuerdo con los, procedimientos establecidos en el Estatuto General de Contratación, las normas de la Banca Multilateral o de los Organismos de Cooperación Internacional y en las normas reglamentarias correspondientes.
  5. Revisar los estudios previos y los proyectos de pliegos de condiciones, elaborados por cada dependencia, según su competencia, y los demás documentos requeridos para la celebración de contratos y la apertura de procesos de ‘selección y atender los trámites inherentes tanto a la contratación como iél los procesos de selección que requiera la Agencia Nacional de Tierras.
  6. Verificar los soportes y el cumplimiento de los requisitos exigidos para cada modalidad de selección de acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de Contratación o en las normas de la Banca Multilateral, la documentación presentada para la elaboración de la minuta de los contratos, para su firma y posterior legalización, solicitar el registro presupuesta!, exigir al contratista la constitución de garantías, cuando a ello haya lugar, verificar estos documentos y aprobar la respectiva póliza.
  7. Incorporar la información contractual y post-contractual de la Agencia Nacional de Tierras al Sistema de Información Contractual-SIRECI- y al SECOP.
  8. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus reglamentaciones en el ámbito · de su competencia.
  9. Hacer seguimiento a la adecuada ejecución de los contratos y convenios suscritos por Agencia Nacional de Tierras.
  10. Notificar la designación al supervisor y las obligaciones a realizar.
  11. Apoyar y asesorar a los supervisores o interventores en la ejecución de los contratos o convenios, y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que la entidad estatal puede utilizar para dar cumplimiento al objeto contractual.
  12. Crear y mantener actualizada una base de datos sobre los contratos y convenios suscritos por la Agencia Nacional de Tierras y los correspondientes supervisores designados.
  13. Ejercer el control sobre la obligación de los supervisores de presentar los informes de supervisión, según la frecuencia establecida.
  14. Revisar y efectuar las observaciones a que haya lugar, con respecto a los informes de supervisión.
  15. Proyectar las prórrogas, adiciones, modificaciones a que haya lugar previa evaluación sobre la conveniencia y justificación de las mismas y la verificación de los respectivos documentos.
  16. Exigir al contratista la ampliación, cuando sea el caso, de los amparos establecidos en los contratos o convenios.
  17. Determinar, con base en los informes presentados por el supervisor, las medidas preventivas o correctivas que garanticen la ejecución idónea del contrato• y eviten su incumplimiento.
  18. Aplicar el procedimiento de gestión documental en la organización, conservación y custodia de los documentos que conforman la carpeta de cada expediente contractual, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Subdirección Administrativa y Financiera.
  19. Verificar con el supervisor y el contratista, cuando sea del caso, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, dejando constancia» de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. ,
  20. Suscribir el acto administrativo para la liquidación unilateral del contrato en caso de que el contratista no se presente a la liquidación bilateral, o no se llegue a un acuerdo sobre el contenido _de la misma. ·
  21. Comunicar a la Subdirección Administrativa o Financiera o a quien haga sus veces, y al Supervisor, el cumplimiento por parte del contratista ele la legalización de la liquidación.
  22. Proyectar para la firma de la Secretaria General los actos administrativos para ejercer las facultades excepcionales de interpretación, modificación y terminación unilateral, caducidad y los actos administrativos para imponer multas o dec_larar el incumplimiento para hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de cumplimiento del contrato.
  23. Formular oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y con,pañías de seguros garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en la ejecución contra_ctual y frente al incumplimiento de las obligaciones post contractuales..
  24. Las demás funciones que le _sean asignadas por la Secretaria General.